Informationspflichten

Hier informieren wir nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie wir personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern, Lieferanten, Besuchern von Messen und Veranstaltungen, Journalisten, Teilnehmenden an Online-Meetings und Bewerbern verarbeiten. Wie wir Daten bei der Nutzung unserer Website, unserer Online-Angebote, sozialen Netzwerke, des Newsletters, unserer Apps, Desktop-Programme und unseres Outlook-Add-ins sowie bei einer Kontaktaufnahme mit uns verarbeiten, erläutert unsere Datenschutzerklärung.

SecureCloud GmbH
Dreichlinger Str. 47
92318 Neumarkt i. d. OPf.
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Marcus Müller
Telefon: +49 (0) 9181 27308-0
E-Mail: datenschutz@securecloud.de

Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: Projekt 29 GmbH & Co. KG, Ostengasse 14, 93047 Regensburg, Telefon +49 (0) 941 298693-0, E-Mail anfragen@projekt29.de.

Welche Daten wir verarbeiten. Wir verarbeiten Stamm- und Kontaktdaten (etwa Name, Funktion, Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertrags- und Abrechnungsdaten (etwa Kundennummer, bestellte Leistungen, Rechnungen, Zahlungsdaten, Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Kommunikationsdaten (etwa Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Support-Anfragen), Zugangs- und Nutzungsdaten zu unseren Diensten, soweit sie für Vertrag, Abrechnung und Sicherheit erforderlich sind, sowie Angaben zu Ihren Interessen und unserer Geschäftsbeziehung.

Woher die Daten stammen. In der Regel erhalten wir die Daten von Ihnen selbst oder von Ihrem Arbeitgeber, etwa wenn Sie als Ansprechpartner benannt werden. Ergänzend nutzen wir öffentlich zugängliche Quellen, etwa Websites von Unternehmen, Handelsregister und berufliche Netzwerke wie LinkedIn und XING, sowie Kontakte über Partner und Vertriebspartner.

Zwecke und Rechtsgrundlagen. Wir verarbeiten die Daten, um Anfragen zu beantworten, Angebote zu erstellen, Verträge zu schließen und zu erfüllen, Leistungen abzurechnen und Kunden zu betreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs- und Prüfpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unsere berechtigten Interessen liegen in der Kommunikation mit Ansprechpartnern bei unseren Kunden und Geschäftspartnern, in der Pflege der Geschäftsbeziehung, in der Werbung für eigene Produkte, in der Weiterentwicklung unserer Leistungen, in der Sicherheit unserer Systeme sowie in der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Soweit wir eine Einwilligung einholen, etwa für den Newsletter, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Mitteilungen zu unseren Diensten. Kunden und Nutzern senden wir Mitteilungen, die für die Nutzung unserer Dienste erforderlich sind, etwa Zugangsdaten, Sicherheitshinweise, Hinweise auf Wartungen und Änderungen. Diese Mitteilungen sind keine Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Werbung. Wir nutzen Kontaktdaten aus der Geschäftsbeziehung, um über eigene Produkte, Leistungen und Veranstaltungen zu informieren. Werbung per E-Mail senden wir nur mit Ihrer Einwilligung oder an Bestandskunden für eigene ähnliche Produkte nach § 7 Abs. 3 UWG. Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Werbung jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Empfänger. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff, die die Daten für die genannten Zwecke benötigen. Wir setzen Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, insbesondere für Hosting und Rechenzentren, Kundenverwaltung (HubSpot), Ticketsystem (Zammad), Service-Portal (Atlassian), Abrechnung (Monsum), Zahlungsabwicklung (Stripe), elektronische Signaturen, E-Mail-Sicherheit, Telefonie und Online-Meetings. Darüber hinaus erhalten Daten, soweit erforderlich, Banken und Zahlungsdienstleister, Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Auditoren, Versanddienstleister, Inkassodienstleister sowie Behörden und Gerichte im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

Übermittlung in Drittländer. Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können von dort auf Daten zugreifen. Wir übermitteln Daten nur an Empfänger, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die wir oder unsere Auftragsverarbeiter mit dem Empfänger vereinbaren (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage an datenschutz@securecloud.de. Die Datenverarbeitung in unseren Diensten SecureCloud und SecureSign richtet sich nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit unseren Kunden.

Speicherdauer. Wir speichern die Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO sechs, acht oder zehn Jahre auf. Darüber hinaus speichern wir Daten, solange wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, in der Regel bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Kontaktdaten von Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, löschen wir, wenn wir sie nicht mehr benötigen oder Sie der Nutzung widersprechen.

Pflicht zur Bereitstellung. Für Abschluss und Durchführung eines Vertrags benötigen wir die dafür erforderlichen Daten. Ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen oder nicht erfüllen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nur, soweit gesetzliche Vorschriften, etwa des Steuerrechts, Angaben verlangen.

Die Daten erhalten wir von Ihnen oder von Ihrem Arbeitgeber, ergänzend aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handelsregister und Unternehmenswebsites. Von Lieferanten, Dienstleistern und ihren Ansprechpartnern verarbeiten wir Stamm-, Kontakt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie Korrespondenz, um Leistungen anzufragen, Verträge zu schließen und abzuwickeln, Zahlungen zu leisten und unsere Pflichten zur Sicherheit unserer Lieferkette zu erfüllen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Kommunikation mit Ansprechpartnern unserer Vertragspartner und in der Prüfung und Steuerung von Dienstleistern. Für Empfänger, Drittlandübermittlungen und Speicherdauer gilt Abschnitt 2 entsprechend.

Wenn Sie uns auf Messen und Veranstaltungen besuchen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns geben, etwa von Ihrer Visitenkarte, aus dem Scan Ihres Besucherausweises oder aus einem Kontaktformular, sowie Notizen zu unserem Gespräch. Wir nutzen die Daten, um Ihre Anfragen zu beantworten, vereinbarte Informationen zu senden und Sie zu unseren Produkten zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie Informationen oder ein Angebot anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen. Werbung per E-Mail senden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Daten speichern wir in unserer Kundenverwaltung (HubSpot). Für Empfänger, Übermittlungen in Drittländer und die Speicherdauer gilt Abschnitt 2 entsprechend.

Auf unseren Veranstaltungen und Messeständen können Fotos und Videos entstehen, die wir für die Berichterstattung über die Veranstaltung auf unserer Website und in sozialen Netzwerken verwenden. Sind Sie darauf erkennbar abgebildet, holen wir vorher Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), es sei denn, Sie erscheinen nur als Beiwerk oder als Teilnehmer einer Versammlung oder Veranstaltung (§ 23 Abs. 1 Nr. 2 und 3 KunstUrhG). Dann ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt in der Berichterstattung über unsere Veranstaltungen. Die Aufnahmen speichern wir, solange wir sie für die Berichterstattung verwenden, bei einer Einwilligung bis zu Ihrem Widerruf.

Für Gewinnspiele auf Veranstaltungen gelten die jeweiligen Teilnahmebedingungen.

Für unsere Presse- und Öffentlichkeitsarbeit führen wir einen Presseverteiler. Von Journalisten und anderen Medienvertretern verarbeiten wir dafür Name, Medium, Funktion, berufliche Kontaktdaten und Themenschwerpunkte sowie unsere Korrespondenz. Die Daten erhalten wir von Ihnen selbst, aus öffentlich zugänglichen Quellen, etwa Impressen, Autorenangaben in Veröffentlichungen und beruflichen Netzwerken, oder von Anbietern von Mediendatenbanken. Wir nutzen sie, um Ihnen Pressemitteilungen und Einladungen zu senden und Ihre Anfragen zu beantworten. Den Presseverteiler führen wir insbesondere in unserer Kundenverwaltung (HubSpot). Für Empfänger und Übermittlungen in Drittländer gilt Abschnitt 2 entsprechend.

Beim Versand per E-Mail messen wir, ob und wann Sie die Nachricht öffnen und welche Links Sie anklicken. Dafür enthalten die E-Mails ein unsichtbares Pixel und personalisierte Links. Die Auswertung nutzen wir, um unsere Pressearbeit zu verbessern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Information der Medien über unser Unternehmen und unsere Produkte. Sie können der Aufnahme in den Presseverteiler oder nur der Messung jederzeit widersprechen. Kontaktdaten aus dem Presseverteiler löschen wir, wenn Sie widersprechen oder wir sie nicht mehr benötigen.

Für Online-Meetings, Telefon- und Videokonferenzen und Webinare mit Kunden, Interessenten und Partnern nutzen wir Zoom der Zoom Communications, Inc., USA. Wir verarbeiten dabei Angaben zu den Teilnehmenden (Name, E-Mail-Adresse, optional Profilbild), Meeting-Metadaten (Thema, Datum, Uhrzeit, Dauer, IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten), bei Einwahl per Telefon die Rufnummer sowie Ton, Bild, Bildschirmfreigaben und Chatbeiträge während des Meetings.

Wir zeichnen Meetings nur auf, wenn wir das vorher ankündigen und Sie einwilligen. Die Aufzeichnung wird Ihnen im Meeting angezeigt. Für einzelne Meetings nutzen wir die KI-gestützte Zusammenfassung von Zoom, die aus Ton und Chat des Meetings erstellt wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Meeting im Rahmen eines Vertrags oder seiner Anbahnung stattfindet, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Partnern und darin, die Ergebnisse von Meetings festzuhalten. Für Aufzeichnungen ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Mit Zoom haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Inhalte von Meetings speichert Zoom für unser Konto in Rechenzentren in der Europäischen Union. Konto- und Diagnosedaten verarbeitet Zoom auch in den USA. Zoom Communications, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Lädt Sie ein Kunde oder Partner über ein anderes Werkzeug ein, gelten dessen Datenschutzhinweise.

Meeting-Metadaten löschen wir, wenn sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Ton- und Bildaufzeichnungen löschen wir, sobald ihr Zweck erreicht ist, soweit sie nicht als Teil einer Vertragsdokumentation aufzubewahren sind. Zusammenfassungen und Protokolle bewahren wir wie andere Gesprächsnotizen nach Abschnitt 2 auf.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen, insbesondere Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Gehaltsvorstellung und Angaben aus Vorstellungsgesprächen, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Angaben zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten, etwa eine Schwerbehinderung, verarbeiten wir nur, wenn Sie sie uns mitteilen und es zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht oder dem Recht der sozialen Sicherheit erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG).

Zugriff erhalten nur die am Auswahlverfahren beteiligten Personen. Wir setzen Dienstleister für E-Mail, Datenablage und Online-Meetings als Auftragsverarbeiter ein. Erhalten wir Bewerbungen über Personalvermittler oder Stellenportale, verarbeiten wir die dort übermittelten Daten zu denselben Zwecken. Für Übermittlungen in Drittländer gilt Abschnitt 2 entsprechend.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Unterlagen sechs Monate nach Zugang der Absage. So können wir Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz abwehren, die innerhalb von zwei Monaten geltend zu machen und innerhalb weiterer drei Monate einzuklagen sind (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG). Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Ihrer Einwilligung nehmen wir Sie für bis zu zwei Jahre in unseren Bewerberpool auf (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, übernehmen wir die Unterlagen in die Personalakte. Über die Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis informieren wir gesondert.

Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne Bewerbungsunterlagen können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, zu welchen Zwecken, an welche Empfänger wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern, und eine Kopie dieser Daten erhalten.

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sind Daten über Sie unrichtig oder unvollständig, können Sie verlangen, dass wir sie unverzüglich berichtigen oder vervollständigen.

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, etwa wenn wir sie für den Zweck nicht mehr benötigen, Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung wirksam widersprochen haben. Müssen wir Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren, löschen wir sie nach Ablauf der Frist.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken, etwa solange wir die Richtigkeit der Daten oder Ihren Widerspruch prüfen.

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiten, erhalten Sie auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format; soweit technisch machbar, übermitteln wir sie auch direkt an einen anderen Verantwortlichen.

• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich dazu an datenschutz@securecloud.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, E-Mail poststelle@lda.bayern.de.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Das gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Nach Ihrem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke.

Ihren Widerspruch richten Sie formlos an datenschutz@securecloud.de.

Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nur im Rahmen der Bonitätsprüfung bei Bestellungen über unsere Bestellseite und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; Näheres steht in Abschnitt 11 unserer Datenschutzerklärung.

Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig, soweit nicht gesetzliche Vorschriften sie verlangen. Ohne die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten können wir Anfragen nicht beantworten, Termine nicht durchführen oder Verträge nicht schließen.

Stand: 26.10.2026