Privacy Policy

Notice: Translations are provided for informational purposes only. Only the German version applies.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie die SecureCloud GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website www.securecloud.de und die mit ihr verbundenen Online-Angebote nutzen, mit uns Kontakt aufnehmen, unseren Newsletter beziehen, unsere Auftritte in sozialen Netzwerken besuchen oder unsere Apps, Desktop-Programme und unser Outlook-Add-in verwenden. Zu den verbundenen Online-Angeboten gehören insbesondere unser Blog, unsere Landingpages, die Bestellseite, das Support-Portal, die Statusseite, das Service-Portal, das Ticket-Portal und das Trust Center.

Wie wir Daten von Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern, Lieferanten, Besuchern von Messen und Veranstaltungen, Journalisten, Teilnehmenden an Online-Meetings und Bewerbern im Übrigen verarbeiten, erläutern unsere Informationspflichten.

Inhalte, die unsere Kunden in SecureCloud oder SecureSign speichern oder verarbeiten, verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Inhalte ist der Kunde. Maßgeblich sind der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Datenschutzhinweise des Kunden.

SecureCloud GmbH
Dreichlinger Str. 47
92318 Neumarkt i. d. OPf.
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Marcus Müller
Telefon: +49 (0) 9181 27308-0
E-Mail: datenschutz@securecloud.de

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen ihn unter:

Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Telefon: +49 (0) 941 298693-0
E-Mail: anfragen@projekt29.de

Rechtsgrundlagen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. In Betracht kommen insbesondere Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung rechtlicher Pflichten, etwa handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie unsere berechtigten Interessen oder die Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Welche berechtigten Interessen wir verfolgen, nennen wir in den einzelnen Abschnitten.

Endgerätezugriff. Speichern wir Informationen auf Ihrem Endgerät oder greifen wir auf dort gespeicherte Informationen zu, etwa über Cookies, den lokalen Speicher des Browsers oder vergleichbare Techniken, holen wir dafür Ihre Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG), soweit nicht eine gesetzliche Ausnahme gilt, insbesondere wenn der Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit wir Ihnen einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der DSGVO.

Widerruf. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ihre Einwilligungen zu Cookies und vergleichbaren Diensten ändern oder widerrufen Sie jederzeit über „Datenschutzeinstellungen prüfen“ am Anfang und am Ende dieser Seite.

Empfänger. Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO verarbeiten, etwa für Hosting, Website-Betrieb, Kundenkommunikation, Zahlungsabwicklung und Support. Sie sind an unsere Weisungen gebunden. Einzelne Anbieter, etwa Betreiber sozialer Netzwerke und Werbeplattformen, verarbeiten Daten auch in eigener Verantwortung. Darauf weisen wir in den jeweiligen Abschnitten hin und verlinken dort deren Datenschutzhinweise. Darüber hinaus geben wir Daten an Behörden, Gerichte, Berater oder Prüfer weiter, soweit wir dazu verpflichtet sind oder es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Für Hosting und Auslieferung setzen unsere Dienstleister ihrerseits Rechenzentren und Content Delivery Networks ein, insbesondere der Cloudflare, Inc. und der Amazon Web Services, Inc., USA, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind.

Übermittlung in Drittländer. Einige Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder können von dort auf Daten zugreifen. Für Unternehmen in den USA, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, hat die Europäische Kommission mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 ein angemessenes Schutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO). Die zertifizierten Unternehmen finden Sie unter www.dataprivacyframework.gov/list. Ist ein Empfänger nicht zertifiziert oder sitzt er in einem anderen Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss, vereinbaren wir oder unsere Auftragsverarbeiter mit ihm die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage an datenschutz@securecloud.de. Die jeweilige Grundlage nennen wir in den einzelnen Abschnitten.

Speicherdauer. Wir speichern personenbezogene Daten, solange es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und löschen sie danach. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO (je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre), oder benötigen wir die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, schränken wir die Verarbeitung bis zum Ablauf dieser Zeit ein. Daten, die wir auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, speichern wir bis zum Widerruf, soweit der Zweck nicht vorher entfällt. Abweichende Fristen nennen wir in den einzelnen Abschnitten.

Unsere Website betreibt für uns die Webflow, Inc., USA (Hosting und Seitenverwaltung). Webflow liefert die Seiten über ein Content Delivery Network aus, unter anderem über Server der Cloudflare, Inc., USA, und der Amazon Web Services, Inc., USA. Eine Programmbibliothek für Textanimationen auf der Startseite laden wir über das Content Delivery Network cdnjs der Cloudflare, Inc.

Beim Aufruf einer Seite verarbeiten diese Anbieter die Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite oder Datei, die zuvor besuchte Seite, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Das ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihren stabilen Betrieb zu sichern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website.

Zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe setzt Cloudflare ein technisch notwendiges Cookie (_cfuvid). Das ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Die Protokolldaten speichern die Anbieter nur so lange, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

Mit Webflow haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Webflow, Cloudflare und Amazon sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Usercentrics. Beim ersten Besuch fragen wir Sie, welche optionalen Dienste Sie zulassen. Dafür nutzen wir die Consent Management Platform der Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München. Verarbeitet werden Ihre Auswahl, eine zufällig erzeugte Kennung, Datum und Uhrzeit, die Version des Banners, Sprache, die aufgerufene Adresse sowie Angaben zu Browser und Gerät. Ihre Auswahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt, Usercentrics speichert sie zusätzlich als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung). Die Speicherung im Browser ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig.

Usercentrics gibt Ihre Auswahl an die eingebundenen Dienste weiter, etwa über den Einwilligungsmodus von Google und das Einwilligungssignal von Microsoft, damit diese Ihre Entscheidung berücksichtigen.

Google Tag Manager und serverseitiges Tagging. Wir binden Dienste über den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ein. Der Tag Manager steuert, welche Dienste nach Ihrer Auswahl geladen werden. Den Tag Manager und die Messdaten für Analyse- und Marketingdienste leiten wir über einen eigenen Server-Endpunkt (sst.securecloud.de), den die Usercentrics GmbH für uns betreibt. Beim Laden des Tag Managers kann Ihr Browser eine technische Verbindung zu Servern von Google aufbauen und dabei Ihre IP-Adresse übermitteln. Messdaten gibt dieser Endpunkt nur weiter, wenn Sie in den jeweiligen Dienst eingewilligt haben. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Tag Managers und des Server-Endpunkts ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten und datensparsamen Verwaltung der eingebundenen Dienste. Mit Usercentrics haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Matomo. Zur Auswertung der Nutzung unserer Website betreiben wir die Open-Source-Software Matomo auf eigenen Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland. Matomo erfasst aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, Verweildauer, die zuvor besuchte Seite, angeklickte Links sowie Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerät. Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt. Die Rohdaten löschen wir, wenn wir sie für die Auswertung nicht mehr benötigen.

Ohne Ihre Einwilligung misst Matomo ohne Cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Nutzung unserer Website in zusammengefasster Form auszuwerten und sie zu verbessern. Sie können dieser Messung widersprechen, indem Sie in Ihrem Browser die Einstellung „Do Not Track“ aktivieren. Matomo erfasst Ihre Besuche dann nicht.

Haben Sie in der Kategorie „Statistiken“ eingewilligt, setzt Matomo zusätzlich Cookies (_pk_id, _pk_ses), um wiederkehrende Besuche zu erkennen. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Die folgenden Dienste setzen wir nur ein, wenn Sie in der Kategorie „Statistiken“ eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie helfen uns zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen, damit wir Inhalte, Navigation und Angebote verbessern können.

Google Analytics. Wir nutzen Google Analytics der Google Ireland Limited. Google Analytics erfasst aufgerufene Seiten, Interaktionen wie Klicks und Formularabsendungen, die zuvor besuchte Seite, Angaben zu Gerät, Browser und ungefährem Standort sowie Kennungen in Cookies (_ga, _ga_*, FPID, FPLC). Haben Sie Angaben in ein Formular eingegeben, kann Google Analytics diese in gehashter, also unkenntlich gemachter Form, etwa Ihre E-Mail-Adresse, verwenden, um Messungen zuzuordnen. Die Daten werden gelöscht, wenn wir sie für die Auswertung nicht mehr benötigen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Microsoft Clarity. Wir nutzen Microsoft Clarity der Microsoft Corporation, USA. Clarity zeichnet auf, wie Besucher mit unseren Seiten interagieren, etwa Mausbewegungen, Klicks und Scrollverhalten, und erstellt daraus Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen. Dafür setzt Clarity Cookies (_clck, _clsk) und kann Cookies von bing.com setzen. Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Pingdom. Zur Messung der Ladezeiten unserer Website nutzen wir Pingdom Real User Monitoring, einen Dienst von SolarWinds. Pingdom erfasst Ladezeiten, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite, Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerät sowie Ihre IP-Adresse und speichert dafür Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers. Die Daten werden auch in den USA verarbeitet. Die Übermittlung stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Die Analyse über HubSpot beschreiben wir in Abschnitt 9.

Die folgenden Dienste setzen wir nur ein, wenn Sie in der Kategorie „Marketing“ eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie dienen dazu, den Erfolg unserer Werbung zu messen und Anzeigen gezielter auszuspielen. Die Anbieter verarbeiten die Daten teilweise auch für eigene Zwecke und in eigener Verantwortung, etwa zur Verbesserung ihrer Werbedienste.

Google Ads. Wir nutzen Google Ads der Google Ireland Limited mit Conversion-Tracking. Google erfasst, ob Sie nach dem Klick auf eine Anzeige bestimmte Aktionen auf unserer Website ausführen, etwa ein Formular absenden, und kann Besuchern unserer Website Anzeigen ausspielen. Dafür werden Cookies wie _gcl_au und Cookies der Domain doubleclick.net gesetzt. Haben Sie Angaben in ein Formular eingegeben, kann Google diese in gehashter Form verwenden, um Conversions zuzuordnen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise von Google: https://policies.google.com/privacy

Meta-Pixel und Conversions API. Wir nutzen den Meta-Pixel und die Conversions API der Meta Platforms Ireland Limited, Block J, Serpentine Avenue, Dublin 4, Irland. Meta erfasst Seitenaufrufe und Ereignisse wie das Absenden eines Formulars, Angaben zu Browser und Gerät, Ihre IP-Adresse sowie eine Kennung im Cookie _fbp. Ereignisse übermitteln wir teilweise auch serverseitig über unseren Server-Endpunkt. Für die Erhebung dieser Daten und ihre Übermittlung an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu finden Sie unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Für die weitere Verarbeitung nach der Übermittlung ist Meta allein verantwortlich. Ihre Rechte können Sie auch gegenüber Meta geltend machen. Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise von Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy

LinkedIn Insight Tag. Wir nutzen das Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company. LinkedIn erfasst Seitenaufrufe und Ereignisse wie das Absenden eines Formulars, Angaben zu Browser und Gerät sowie Ihre IP-Adresse und setzt dafür Cookies. So können wir den Erfolg von Kampagnen messen, Anzeigen an Besucher unserer Website ausspielen und anonyme Auswertungen zu Branchen und Berufsgruppen unserer Besucher erhalten. LinkedIn Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise von LinkedIn: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Capterra. Wir messen, ob Besucher über unser Profil auf den Vergleichsplattformen von Gartner Digital Markets (etwa Capterra) zu uns kommen und Anfragen stellen. Dafür nutzen wir ein Tracking der Gartner, Inc., USA. Gartner, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Videos (Wistia). Videos binden wir über Wistia der Wistia, Inc., USA, ein. Wistia laden wir erst, wenn Sie in der Kategorie „Funktionell“ eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Beim Abspielen verarbeitet Wistia Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie das Abspielverhalten und speichert Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers. Wistia, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Interaktive Produktdemos (Navattic). Auf einzelnen Seiten bieten wir interaktive Produktdemos an, die die Navattic Inc., USA, für uns bereitstellt. Haben Sie in der Kategorie „Marketing“ eingewilligt, öffnet sich die Demo direkt auf unserer Seite. Dafür lädt Navattic beim Seitenaufruf ein Skript und setzt Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung öffnet sich die Demo nach Ihrem Klick in einem neuen Fenster auf den Seiten von Navattic. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen die gewünschte Demo zu zeigen. In beiden Fällen verarbeitet Navattic Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Ihre Interaktionen in der Demo in unserem Auftrag. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Für Marketing, Vertrieb und Kundenkommunikation nutzen wir HubSpot. Unser Vertragspartner ist die HubSpot Germany GmbH, die den Dienst mit der HubSpot, Inc., USA, erbringt. Die Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert, ein Zugriff aus den USA ist nicht ausgeschlossen. HubSpot, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit HubSpot haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen.

Kundenverwaltung. In HubSpot speichern wir Kontaktdaten von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern, ihre Anfragen, unsere Korrespondenz und Termine. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder eine Anfrage dazu geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten Kommunikation mit Interessenten und Kunden.

Blog, Landingpages und Formulare. Unser Blog (blog.securecloud.de), einzelne Landingpages und Formulare auf unserer Website werden über HubSpot bereitgestellt. Für den Aufruf gilt Abschnitt 4 entsprechend. HubSpot setzt dabei technisch notwendige Cookies zum Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen (__cf_bm, _cfuvid).

Analyse über HubSpot. Wenn Sie in der Kategorie „Statistiken“ eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), setzt HubSpot Cookies (__hstc, hubspotutk, __hssc, __hssrc) und erfasst, welche Seiten Sie aufrufen. Senden Sie ein Formular ab oder klicken Sie auf einen Link in einer unserer E-Mails, ordnet HubSpot diese Aufrufe Ihrem Kontakt zu. So erkennen wir, welche Themen Sie interessieren, und stimmen unsere Kommunikation darauf ab. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet dabei nicht statt.

E-Mail, Telefon und Formulare. Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, etwa Name, Unternehmen, Kontaktdaten und Ihr Anliegen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage einen Vertrag mit uns betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen zu beantworten. Pflichtangaben sind in Formularen gekennzeichnet. Ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

Formulare stellen wir über HubSpot bereit (Abschnitt 9). Anfragen an unseren Support bearbeiten wir in einem Ticketsystem der Zammad GmbH, Marienstraße 18, 10117 Berlin, mit der wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen haben.

Terminbuchung. Termine für eine Beratung oder mit unserem Support können Sie über das Buchungstool von HubSpot (Abschnitt 9) oder über Calendly der Calendly LLC, USA, vereinbaren. Die Links dazu finden Sie auf unserer Website und in E-Mails unseres Teams. Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, Ihre Angaben zum Anliegen und den gewählten Termin, um den Termin zu planen und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Calendly LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Im Kündigungsformular setzen wir Google reCAPTCHA der Google Ireland Limited ein, um automatisierte Eingaben abzuwehren. reCAPTCHA wird nur auf der Seite mit dem Kündigungsformular geladen. reCAPTCHA wertet dafür Angaben zu Browser, Gerät und Nutzungsverhalten sowie Ihre IP-Adresse aus und setzt ein Cookie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Formulars vor Missbrauch. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Anfragen löschen wir, wenn wir sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigen und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

KI-Telefonassistent. Anrufe auf unserer Zentrale nimmt ein KI-gestützter Telefonassistent entgegen. Zu Beginn des Gesprächs weist er darauf hin, dass Sie mit einer KI sprechen. Er nimmt Ihr Anliegen auf, beantwortet allgemeine Fragen und gibt Ihr Anliegen an das zuständige Team weiter oder verbindet Sie mit einer zuständigen Ansprechperson.

Dabei verarbeiten wir Ihre Rufnummer, soweit sie übermittelt wird, Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs, den Inhalt des Gesprächs und Ihre Angaben im Gespräch, etwa Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Rückrufnummer, Kunden- oder Rechnungsnummer und Ihr Anliegen. Ihre Sprache wird während des Gesprächs automatisch in Text umgewandelt und von einem KI-Sprachmodell ausgewertet, die Antworten werden synthetisch gesprochen. Nach dem Gespräch erstellt das System eine schriftliche Zusammenfassung mit einer aus dem Gesprächstext abgeleiteten Einschätzung der Stimmung, die unser Team in unserem Ticketsystem erhält.

Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne Namen und Kontaktweg können wir Ihr Anliegen nicht beantworten. Bitte nennen Sie im Gespräch keine Passwörter, Einmalcodes, Zahlungsdaten oder Angaben zu Ihrer Gesundheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind oder einen Vertrag mit uns anbahnen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, telefonisch zuverlässig erreichbar zu sein, Anliegen vollständig aufzunehmen und zügig zu bearbeiten sowie dringende Anliegen frühzeitig zu erkennen. Über Ihr Anliegen entscheidet unser Team, eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Den Telefonassistenten betreibt für uns ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter, der für Spracherkennung, Sprachausgabe, Sprachmodelle und Speicherung weitere Dienstleister einsetzt. Die Verarbeitung erfolgt nach Angaben des Dienstleisters grundsätzlich in der Europäischen Union. Einzelne dieser Dienstleister haben ihren Sitz jedoch in den USA oder in Singapur, ein Zugriff von dort ist nicht ausgeschlossen. Für Empfänger, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, im Übrigen stützen sich solche Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln, die der Dienstleister mit seinen Unterauftragnehmern vereinbart.

Die Zusammenfassung und die Verbindungsdaten löscht der Dienstleister nach den Vorgaben unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung, spätestens mit dessen Ende. In unserem Ticketsystem löschen wir Anfragen aus Telefonaten, wenn wir sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigen und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr jederzeit widersprechen, etwa per E-Mail an datenschutz@securecloud.de. Sie erreichen uns außerdem per E-Mail an support@securecloud.de oder sales@securecloud.de.

Über unsere Bestellseite (checkout.securecloud.de) können Unternehmen SecureCloud bestellen und zunächst kostenlos testen. Wir verarbeiten dabei Firma, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, den gewählten Tarif mit Nutzerzahl und Laufzeit sowie Ihre Zahlungsdaten, um den Vertrag zu schließen, Ihr Konto einzurichten und die Leistungen abzurechnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchungsunterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO. Handeln Sie für ein Unternehmen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten als Ansprechpartner auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwicklung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen.

Zahlungsabwicklung. Zahlungen per SEPA-Lastschrift und Kreditkarte wickeln wir über Stripe ab. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt in Eingabefelder von Stripe ein, wir erhalten keine vollständigen Kartendaten. Stripe setzt zur Betrugsprävention Cookies (__stripe_mid, __stripe_sid sowie ein Cookie der Domain m.stripe.com). Das ist für die sichere Zahlung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Stripe verarbeitet Daten zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten auch in eigener Verantwortung. Stripe, LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Rechnungen und Abonnements verwalten wir mit Monsum der FastBill GmbH, Brüsseler Str. 1-3, 60327 Frankfurt am Main, als Auftragsverarbeiter.

Soweit wir Ihnen die Zahlung über PayPal anbieten, werden Sie zur Zahlung an PayPal weitergeleitet. PayPal verarbeitet die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzhinweisen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bonitätsprüfung. Soweit wir bestimmte Zahlungsarten erst nach einer Bonitätsprüfung anbieten, prüfen wir Ihre Bonität nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie über ein Kontrollkästchen erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dafür übermitteln wir Ihren Namen, Ihre Anschrift und Angaben zu Ihrem Unternehmen an eine Auskunftei und erhalten einen Wahrscheinlichkeitswert für einen Zahlungsausfall. Erfüllt dieser Wert den von uns festgelegten Schwellenwert nicht oder willigen Sie nicht ein, steht Ihnen nur die Zahlung per Überweisung (Vorkasse) zur Verfügung. Diese Entscheidung kann automatisiert erfolgen (Art. 22 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sie können verlangen, dass ein Mitarbeiter die Entscheidung überprüft, Ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten, per E-Mail an datenschutz@securecloud.de.

Schutz vor Missbrauch. Zum Schutz vor automatisierten Bestellungen nutzen wir ein Prüfverfahren (ALTCHA), das wir selbst betreiben. Es setzt keine Cookies.

Adressvervollständigung. Beim Aufruf der Bestellseite lädt das Adressfeld eine Komponente von Google Maps der Google Ireland Limited, die Ihnen während der Eingabe Adressen vorschlägt. Dabei werden Ihre Eingaben in dieses Feld und Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer vollständigen und korrekten Erfassung der Rechnungsanschrift. Sie können Ihre Adresse auch von Hand eingeben. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Newsletter. Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und freiwillige Angaben wie Name und Unternehmen, um Ihnen Informationen zu unseren Produkten, Veranstaltungen und Fachthemen zu senden. Die Anmeldung bestätigen Sie über einen Link in einer E-Mail (Double-Opt-In). Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung speichern wir als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für den Nachweis Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Wir versenden den Newsletter über HubSpot (Abschnitt 9). Mit Ihrer Einwilligung messen wir, ob und wann Sie den Newsletter öffnen und welche Links Sie anklicken. Dafür enthalten die E-Mails ein unsichtbares Pixel und personalisierte Links. Die Auswertung nutzen wir, um Inhalte zu verbessern und Ihre Interessen zu erkennen.

Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an datenschutz@securecloud.de abbestellen. Nach der Abmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, damit Sie keine Newsletter mehr erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Werbung an Bestandskunden. Haben Sie bei uns ein Produkt oder eine Leistung bestellt, können wir Ihnen an die dabei angegebene E-Mail-Adresse Informationen zu eigenen ähnlichen Produkten senden (§ 7 Abs. 3 UWG). Auch in diesen E-Mails messen wir Öffnungen und Klicks, um den Erfolg unserer Kommunikation auszuwerten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Direktwerbung und ihrer Erfolgsmessung. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Einen Abmeldelink enthält jede dieser E-Mails.

Führen wir ein Gewinnspiel durch, verarbeiten wir die Daten, die für Teilnahme, Ziehung und Benachrichtigung der Gewinner erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Welche Daten wir im Einzelnen verarbeiten und wann wir sie löschen, steht in den Teilnahmebedingungen des jeweiligen Gewinnspiels.

Wir unterhalten Unternehmensauftritte in folgenden sozialen Netzwerken. Die Betreiber und ihre Datenschutzhinweise:

• LinkedIn, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

• XING, XING SE & Co. KG, Baumwall 7, 20459 Hamburg: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

• Facebook und Instagram, Meta Platforms Ireland Limited, Block J, Serpentine Avenue, Dublin 4, Irland: https://www.facebook.com/privacy/policy und https://privacycenter.instagram.com/policy

• YouTube, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland: https://policies.google.com/privacy

• X, X Internet Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, Irland: https://x.com/de/privacy

• Reddit, Reddit Netherlands B.V., Niederlande: https://www.redditinc.com/policies/privacy-policy

Wenn Sie unsere Auftritte besuchen, verarbeiten die Betreiber Ihre Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzhinweisen, auch wenn Sie dort nicht angemeldet sind, etwa für Werbezwecke und Nutzungsauswertungen. Die Betreiber übermitteln Daten auch in Drittländer, insbesondere in die USA. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns über die Plattformen zur Verfügung stellen, etwa Nachrichten, Kommentare und Ihren Profilnamen, um mit Ihnen zu kommunizieren und Anfragen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, uns und unsere Leistungen zu präsentieren und mit Interessenten, Kunden und der Öffentlichkeit zu kommunizieren. Betrifft Ihre Anfrage einen Vertrag mit uns, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nachrichten mit geschäftlichem Bezug übernehmen wir bei Bedarf in unsere Kundenverwaltung (Abschnitt 9).

Seiten-Statistiken. Für unsere Auftritte bei LinkedIn, Facebook und Instagram erhalten wir von den Betreibern zusammengefasste Statistiken über die Nutzung, etwa Reichweite, Interaktionen und demografische Merkmale der Besucher. Einzelne Personen können wir daraus nicht erkennen. Für die Verarbeitung der Daten zu diesen Statistiken sind wir mit dem jeweiligen Betreiber gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Der Betreiber hat sich verpflichtet, die wesentlichen Pflichten aus der DSGVO für diese Verarbeitung zu erfüllen, insbesondere Anfragen betroffener Personen zu beantworten. Die Vereinbarungen finden Sie für Facebook und Instagram unter https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum und für LinkedIn unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Den Text der LinkedIn-Vereinbarung stellt LinkedIn angemeldeten Mitgliedern bereit; auf Anfrage an datenschutz@securecloud.de senden wir ihn Ihnen zu.

Ihre Rechte können Sie bei uns und bei dem jeweiligen Betreiber geltend machen. Weil nur die Betreiber Zugriff auf die Daten ihrer Nutzer haben, wenden Sie sich am besten direkt an sie. Wir leiten Anfragen, die uns erreichen, an den Betreiber weiter.

Support-Portal. Unsere Anleitungen und Hilfeseiten (support.securecloud.de) stellt die ReadMe, Inc., USA, für uns bereit, die Übersetzung der Seiten die Localize Corporation, USA. Beim Aufruf werden die in Abschnitt 4 genannten Daten verarbeitet. Technisch notwendige Cookies (__cf_bm, cf_clearance) schützen vor missbräuchlichen Zugriffen, im lokalen Speicher werden Sprache, Darstellung und der Anwendungszustand der Hilfeseiten abgelegt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, unseren Kunden Hilfeseiten zuverlässig bereitzustellen. Localize Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, die Übermittlung an ReadMe stützen wir auf Standardvertragsklauseln.

Statusseite. Über die Verfügbarkeit unserer Dienste informieren wir auf status.securecloud.de, einem Dienst der Atlassian (Statuspage). Beim Aufruf werden die in Abschnitt 4 genannten Daten verarbeitet. Die Übersetzung der Statusseite stellt die Localize Corporation, USA, bereit; dafür werden Sprache und Darstellung im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zum Schutz des Anmeldeformulars für Benachrichtigungen bindet die Statusseite Google reCAPTCHA der Google Ireland Limited ein, das beim Aufruf der Seite Angaben zu Browser und Gerät sowie Ihre IP-Adresse an Google übermittelt und ein Cookie setzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz vor Missbrauch). Wenn Sie Benachrichtigungen abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse oder Rufnummer, um Sie über Störungen und Wartungen zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Abmelden können Sie sich über den Link in jeder Benachrichtigung. Atlassian, Inc., Localize Corporation und Google LLC sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Service-Portal. Anfragen an unseren Service können Kunden über das Service-Portal (my.service.securecloud.de) stellen, das auf Jira Service Management der Atlassian beruht. Den Dienst betreibt für uns die Atlassian Pty Ltd, Australien, als Auftragsverarbeiter. Ihre Anfragen speichert Atlassian für uns in Rechenzentren in Deutschland. Nutzerkonten mit Name und E-Mail-Adresse, Protokolle und Analysedaten verarbeitet Atlassian auch außerhalb Deutschlands, auch in Drittländern. Für Australien besteht kein Angemessenheitsbeschluss; Übermittlungen stützen wir auf die Standardvertragsklauseln im Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Atlassian, für Empfänger in den USA auf die Zertifizierung der Atlassian, Inc. nach dem EU-US Data Privacy Framework. Wir verarbeiten dabei Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und den Inhalt Ihrer Anfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen der Beschäftigten unserer Kunden zu bearbeiten. Atlassian bindet im Portal eigene Dienste zur Fehleranalyse und Nutzungsmessung ein, unter anderem Sentry, und verarbeitet diese Daten in eigener Verantwortung; über Cookies entscheiden Sie im Banner des Portals. Datenschutzhinweise von Atlassian: https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy

Ticket-Portal. Supportanfragen bearbeiten wir im Ticketsystem der Zammad GmbH als Auftragsverarbeiter (ticket.yoursecurecloud.de). Für die Anmeldung werden ein Sitzungs-Cookie und eine Browserkennung im lokalen Speicher abgelegt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Trust Center. Informationen und Nachweise zu Sicherheit und Datenschutz stellen wir im Trust Center (trust.securecloud.de) bereit, das die Orbiq GmbH, Ludwig-Erhard-Str. 18, 20459 Hamburg, für uns betreibt. Für den Zugang zu geschützten Dokumenten verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Ihre Annahme der Vertraulichkeitsvereinbarung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Anmeldeseiten unserer Dienste. Die Anmeldeseiten von SecureCloud und SecureSign setzen nur technisch notwendige Cookies für Sitzung und Sicherheit (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Für die Nutzung der Dienste gelten der Vertrag mit unseren Kunden und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Desktop-Programme. Die Installationsdateien unserer Programme für Windows und macOS laden Sie von Servern der HubSpot, Inc. (Abschnitt 9) oder von uns betriebenen Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland. Dabei werden die in Abschnitt 4 genannten Daten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Bereitstellung der Programme. Die Programme übermitteln Anmeldedaten, Dateien und Angaben zum Gerät, etwa Gerätename, Betriebssystem und Programmversion, an die von Ihnen eingerichtete SecureCloud-Instanz. Analyse- oder Werbedienste enthalten sie nicht, Fehlerberichte legen sie nur auf Ihrem Gerät ab. Für die Verarbeitung in der Instanz gelten die Vereinbarungen mit deren Betreiber; bei Instanzen, die wir betreiben, ist das unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrer Organisation.

Outlook-Add-in. Mit unserem Add-in für Microsoft Outlook speichern Sie Anhänge und E-Mails in SecureCloud und fügen Freigabe-Links in E-Mails ein. Anmeldedaten, Anhänge, E-Mails und Link-Einstellungen übermittelt das Add-in über unseren Server in Deutschland an die SecureCloud-Instanz Ihrer Organisation. Dabei verarbeiten wir die Daten im Auftrag Ihrer Organisation (Art. 28 DSGVO). Ihre Einstellungen und eine Sitzungskennung legt das Add-in im Speicher von Outlook auf Ihrem Gerät (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und, je nach Outlook-Version, in Ihrem Postfach ab. Das Add-in läuft in Outlook; Microsoft verarbeitet dabei Daten nach den Bedingungen, die Ihre Organisation mit Microsoft vereinbart hat, und beim Bezug über den Store von Microsoft in eigener Verantwortung. Datenschutzhinweise von Microsoft: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement

Dieser Abschnitt erläutert die Datenverarbeitung innerhalb unserer mobilen Anwendungen für Android und iOS. Wir stellen jeweils eine native App für Android sowie eine native App für iOS bereit (nachfolgend einzeln oder gemeinsam „App“ bzw. „Apps“). Die Apps dienen dem mobilen Zugriff auf Ihre SecureCloud-Instanz und ermöglichen dort den sicheren Austausch und das Teilen von Dateien und Ordnern. Sie sind funktional getrennt von unserer Website zu betrachten. Für die Verarbeitung der Inhalte auf der SecureCloud-Instanz (Server) gelten die Vereinbarungen zwischen Ihrer Organisation und dem Betreiber der Instanz; bei von uns betriebenen Instanzen ist das unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrer Organisation.

Rollenverteilung und Verantwortlichkeit

Für die unmittelbar zwischen App und Endgerät anfallende Verarbeitung - insbesondere die lokale Speicherung von Zugangsdaten, Einstellungen und Cache-Inhalten auf Ihrem Gerät - sind wir Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Betreiben Sie Ihre SecureCloud-Instanz bei uns als gehostete Lösung, verarbeiten wir die über die App in die Instanz eingestellten Inhaltsdaten (Dateien, Ordner, Metadaten, Aktivitäten) im Auftrag des jeweiligen Kunden nach Art. 28 DSGVO. Nutzen Sie die App als Beschäftigter oder Mitglied einer Kunden-Organisation, ist in der Regel diese Organisation Verantwortlicher für die Inhaltsdaten; Betroffenenrechte im Hinblick auf die Inhaltsdaten sind primär an diese zu richten. Für On-Premise-Installationen ist der Betreiber der Instanz Verantwortlicher. Wo in diesem Abschnitt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage genannt ist, gilt sie, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind. Nutzen Sie die App über eine Kunden-Organisation, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die von unserem Kunden beauftragten App-Funktionen bereitzustellen.

Keine Tracking-, Analyse- oder Werbedienste

Die App enthält keinerlei Analyse-, Tracking-, Telemetrie- oder Werbe-SDKs. Die an anderer Stelle dieser Datenschutzerklärung genannten Analyse- und Marketing-Dienste (z. B. Matomo, HubSpot, Microsoft Clarity) kommen ausschließlich auf unseren öffentlichen Websites zum Einsatz und sind in der App nicht eingebunden. Die App liest zudem weder die Android-Werbe-ID (Advertising ID) noch die iOS-Werbekennung (Identifier for Advertisers, IDFA) aus; eine Übermittlung solcher Werbekennungen findet nicht statt. Auch Installations- oder Kampagnen-Attributionsdaten (z. B. Google Play Install Referrer, Apple Search Ads Attribution) werden von der App nicht ausgewertet. Es findet keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu Werbe- oder Analysezwecken statt.

Die App übermittelt derzeit keine Absturzberichte oder Diagnoseinformationen an uns. Wir behalten uns vor, künftig ein vollständig anonymisiertes Crash-Reporting einzuführen, das ausschließlich technische Fehlerinformationen ohne Personenbezug erfasst. Eine solche Funktion würde vor Einführung transparent in dieser Datenschutzerklärung beschrieben und - soweit rechtlich erforderlich - von einer Einwilligung abhängig gemacht.

Gleiches gilt für etwaige künftige KI-gestützte Funktionen (z. B. Volltext- oder Bildsuche mit Machine-Learning-Unterstützung, automatische Klassifikation, Textzusammenfassungen oder serverseitige Texterkennung): Solche Funktionen würden vor Aktivierung in dieser Datenschutzerklärung beschrieben und, soweit rechtlich erforderlich, von einer Einwilligung abhängig gemacht. Derzeit kommen entsprechende Funktionen in der App nicht zum Einsatz.

Verarbeitete Datenkategorien

Zugangsdaten und Kontoinformationen

Zur Anmeldung an Ihrer SecureCloud-Instanz verarbeitet die App folgende Datenkategorien:

• Server-Adresse (Domain Ihrer Instanz)

• E-Mail-Adresse

• Passwort (ausschließlich zur einmaligen Übermittlung an den Server zwecks Authentifizierung; das Passwort wird zu keinem Zeitpunkt auf dem Endgerät gespeichert)

• Authentifizierungs-Token, den der Server nach erfolgreicher Anmeldung ausstellt

• Anzeigename des Kontos (sofern vom Server übermittelt)

• optional: Zwei-Faktor-Code (Einmal-Token, nicht gespeichert)

Die Speicherung des Tokens, der E-Mail-Adresse und der Server-Adresse erfolgt ausschließlich lokal auf dem Endgerät im verschlüsselten Systemspeicher des Betriebssystems (Android Keystore bzw. iOS Keychain). Die Anmeldedaten übermittelt die App ausschließlich an die von Ihnen konfigurierte SecureCloud-Instanz. Betreiben wir diese Instanz für Ihre Organisation, verarbeiten wir die Daten dort als Auftragsverarbeiter Ihrer Organisation.

Der Authentifizierungs-Token besitzt serverseitig keine feste Ablaufzeit. Verliert ein Token seine Gültigkeit (z. B. durch serverseitige Abmeldung oder Widerruf), wird er automatisch aus dem lokalen Speicher der App entfernt; der Nutzer wird zur erneuten Anmeldung aufgefordert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die lokale Speicherung im Endgerät ist für die Bereitstellung des vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes unbedingt erforderlich; insoweit greift die Ausnahme nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Dateiinhalte, Fotos, Videos, Dokumente

Wenn Sie über die App eine Datei hochladen, einen Ordner anlegen oder Dokumente scannen, werden die ausgewählten Inhalte an Ihre SecureCloud-Instanz übertragen. Dies umfasst insbesondere:

• Fotos und Videos, die Sie in Ihrer Gerätegalerie auswählen

• Dateien und Dokumente, die Sie über den Dateiauswahldialog hinzufügen

• Aufnahmen aus dem integrierten Dokumentenscanner

• zugehörige Metadaten (Dateiname, Dateigröße, MIME-Typ, Zeitstempel)

Der integrierte Dokumentenscanner nimmt die Bildaufnahme, die Kantenerkennung und die Perspektivkorrektur vollständig auf dem Endgerät vor. Zusätzlich führt die App auf dem Endgerät eine optische Texterkennung (OCR) durch, um die gescannten Dokumente durchsuchbar zu machen. Die Texterkennung erfolgt vollständig lokal auf dem Endgerät unter Verwendung der vom jeweiligen Betriebssystem bereitgestellten Funktionen; eine Übermittlung der Bildinhalte an uns oder an Dritte zum Zwecke der Texterkennung findet nicht statt. Die Ergebnisse der Texterkennung (erkannter Text) werden zusammen mit dem gescannten Dokument an Ihre SecureCloud-Instanz übertragen, damit die Dokumente dort durchsuchbar bleiben. Die gescannten Dokumente werden im Übrigen wie jede andere hochgeladene Datei behandelt und ausschließlich an die von Ihnen konfigurierte SecureCloud-Instanz übertragen. Soweit die Instanz serverseitig eine weitergehende Texterkennung oder vergleichbare Inhaltsanalyse bereitstellt, gelten hierfür die Regelungen des Betreibers der Instanz.

Vor dem Upload werden die Inhalte zwischenzeitlich im lokalen Cache-Verzeichnis der App abgelegt, um eine stabile Übertragung zu ermöglichen. Die Inhalte werden ausschließlich an die von Ihnen konfigurierte SecureCloud-Instanz übertragen und nicht an Dritte. Eine Übertragung findet nur statt, wenn Sie den Vorgang aktiv auslösen. Es gibt keinen automatischen Foto- oder Hintergrund-Upload.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der vertraglich vereinbarten Cloud-Funktionen).

Offline verfügbar gemachte Dateien

Dateien, die Sie ausdrücklich für die Offline-Nutzung markieren („Pin“-Funktion), werden lokal auf dem Endgerät gespeichert, bis Sie die Markierung aufheben oder die App deinstallieren. Es findet keine zusätzliche Übertragung an Dritte statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die lokale Speicherung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienstes (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Heruntergeladene Dateien

Wenn Sie eine Datei herunterladen, öffnen, teilen oder in einem Viewer betrachten, wird die Datei vorübergehend in das lokale Cache-Verzeichnis der App geladen. Der Cache kann jederzeit über die Systemeinstellungen oder die App geleert werden.

Suchanfragen

Wenn Sie die App-interne Suche verwenden, wird Ihre Suchanfrage an Ihre SecureCloud-Instanz übertragen, um Treffer aus Ihren eigenen Dateien und Ordnern zu ermitteln. Zusätzlich werden die letzten bis zu acht Suchbegriffe lokal auf dem Endgerät gespeichert, um Ihnen in der Suchmaske Vorschläge anzuzeigen. Die Verlaufsliste kann in der App jederzeit vollständig gelöscht werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); die lokale Speicherung der Vorschlagsliste ist für die angeforderte Suchfunktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Freigaben und geteilte Links

Beim Erstellen eines Freigabe-Links werden die von Ihnen gewählten Optionen (Ablaufdatum, optionales Passwort, Berechtigungen) an Ihre SecureCloud-Instanz übermittelt, die den Link erzeugt und verwaltet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Aktivitätsprotokoll

Die App kann auf Wunsch das vom Server bereitgestellte Aktivitätsprotokoll Ihrer Bibliotheken anzeigen (z. B. wer wann welche Datei geändert hat). Diese Anzeige erfolgt in Echtzeit aus Ihrer Instanz und wird nicht an uns übertragen.

App-Einstellungen

Folgende Einstellungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert:

• Farbschema (Hell / Dunkel / System)

• Sortierung und Anzeigeoptionen

• Sprachauswahl

• Zustand der Geräte- bzw. App-Sperre

Es findet keine Übertragung an uns oder an Dritte statt. Die lokale Speicherung der Nutzerpräferenzen ist zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Zugriff auf Gerätefunktionen und Berechtigungen

Die App fordert erst dann eine Berechtigung an, wenn Sie die zugehörige Funktion aktiv nutzen. Eine Verweigerung führt nicht zum Ausfall der Gesamt-App, sondern lediglich zur Deaktivierung der betreffenden Funktion.

• Fotos und Medien (Galerie): ausschließlich zum Hochladen von Ihnen ausgewählter Dateien. Kein automatischer Zugriff.

• Kamera: ausschließlich für die Funktion „Dokument scannen“. Es erfolgt kein Hintergrundzugriff.

• Dateispeicher: zum Auswählen hochzuladender Dateien und zum Speichern heruntergeladener oder offline verfügbarer Dateien.

• Biometrie (Fingerabdruck / Face ID / Geräte-PIN): ausschließlich zur lokalen Entsperrung der App. Die biometrischen Merkmale selbst werden ausschließlich vom Betriebssystem verarbeitet und verbleiben auf dem Endgerät. Die App erhält lediglich die Bestätigung, dass eine Authentifizierung erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Die App verarbeitet selbst keine biometrischen Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO.

• Internetzugriff: zur Kommunikation mit Ihrer SecureCloud-Instanz.

• Benachrichtigungen: zur Anzeige von Upload-, Download- oder Statusmeldungen. Die App nutzt hierfür derzeit ausschließlich lokale, gerätebezogene Benachrichtigungen des Betriebssystems. Push-Benachrichtigungen über Drittanbieter (insbesondere Firebase Cloud Messaging von Google oder den Apple Push Notification Service) werden aktuell nicht verwendet; eine Übermittlung von Benachrichtigungsinhalten an Google oder Apple zu diesem Zweck findet derzeit nicht statt. Wir behalten uns vor, künftig Push-Benachrichtigungen über den plattformeigenen Dienst des jeweiligen Betriebssystemanbieters (Firebase Cloud Messaging bei Android, Apple Push Notification Service bei iOS) einzuführen, um beispielsweise Hinweise auf neue Freigaben oder abgeschlossene Uploads auch bei geschlossener App anzeigen zu können. Eine solche Einführung würde vor Aktivierung transparent in dieser Datenschutzerklärung beschrieben und - soweit rechtlich erforderlich - von einer Einwilligung abhängig gemacht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Aktivierung der optionalen App-Sperre kann in den App-Einstellungen jederzeit aktiviert und wieder deaktiviert werden.

Empfänger und Datenübermittlung

Inhaltliche Daten (Dateien, Ordner, Freigaben, Suchanfragen, Aktivitäten) werden ausschließlich an die von Ihnen konfigurierte SecureCloud-Instanz übertragen. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt. Die Kommunikation zwischen App und Server erfolgt ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen (TLS). Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet durch die App selbst nicht statt. Für die serverseitige Verarbeitung durch Ihre SecureCloud-Instanz gelten die Vereinbarungen mit dem Betreiber der Instanz. Bei Instanzen, die wir betreiben, erfolgt die Verarbeitung in Rechenzentren in Deutschland.

Speicherdauer

• Zugangs-Token und Kontoinformationen: bis zum manuellen Abmelden, Entfernen des Kontos oder Deinstallation der App. Ein serverseitig für ungültig erklärter Token wird automatisch aus dem lokalen Speicher der App entfernt.

• Zwischengespeicherte Uploads: werden nach erfolgreichem Upload automatisch gelöscht.

• Heruntergeladene oder im Viewer geöffnete Dateien: bis zum manuellen Leeren des Caches, längstens bis zur Deinstallation.

• Offline markierte Dateien: bis zum Entfernen der Markierung.

• Suchverlauf: maximal die letzten acht Einträge; jederzeit durch den Nutzer löschbar.

• App-Einstellungen: bis zum Zurücksetzen oder bis zur Deinstallation.

Mit Deinstallation der App werden sämtliche innerhalb der App-Sandbox gespeicherten Daten vom Endgerät entfernt. Dateien, die Sie bewusst an Speicherorte außerhalb der App-Sandbox kopiert haben (z. B. in den Download-Ordner, in die Gerätegalerie oder in andere Apps), sind hiervon nicht erfasst und müssen ggf. gesondert gelöscht werden. Auf dem Server bestehende Daten bleiben von der Deinstallation unberührt.

Bezug der App über Google Play und Apple App Store

Beim Bezug der App über Google Play bzw. den Apple App Store werden durch den jeweiligen Store-Betreiber Daten erhoben (z. B. Store-Konto, Installationsstatus, technische Geräteinformationen, Absturzberichte, sofern von Ihnen aktiviert). Hierauf haben wir keinen Einfluss. Es gelten insoweit ausschließlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Store-Betreibers:

• Google LLC: https://policies.google.com/privacy

• Apple Inc.: https://www.apple.com/de/legal/privacy/

App-spezifische Selbsthilfe-Funktionen

Die allgemeinen Betroffenenrechte nach Art. 15 ff. DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) sind in dieser Datenschutzerklärung im Abschnitt „Ihre Rechte“ beschrieben. Darüber hinaus können Sie innerhalb der App unmittelbar:

• sich aus einem oder allen Konten abmelden,

• einzelne Konten entfernen,

• den Suchverlauf löschen,

• den Cache leeren,

• Offline-Markierungen aufheben,

• die App-Sperre aktivieren oder deaktivieren.

Durch Deinstallation der App werden alle innerhalb der App-Sandbox gespeicherten Daten entfernt.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, zu welchen Zwecken, an welche Empfänger wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern, und eine Kopie dieser Daten erhalten.

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sind Daten über Sie unrichtig oder unvollständig, können Sie verlangen, dass wir sie unverzüglich berichtigen oder vervollständigen.

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, etwa wenn wir sie für den Zweck nicht mehr benötigen, Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung wirksam widersprochen haben. Müssen wir Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren, löschen wir sie nach Ablauf der Frist.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken, etwa solange wir die Richtigkeit der Daten oder Ihren Widerspruch prüfen.

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiten, erhalten Sie auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format; soweit technisch machbar, übermitteln wir sie auch direkt an einen anderen Verantwortlichen.

• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich dazu an datenschutz@securecloud.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Wenn wir Zweifel an Ihrer Identität haben, können wir zusätzliche Angaben verlangen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Das gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Nach Ihrem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke.

Ihren Widerspruch richten Sie formlos an datenschutz@securecloud.de.

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten können wir eine Anfrage jedoch nicht bearbeiten oder einen Vertrag nicht schließen. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nur im Rahmen der Bonitätsprüfung mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Abschnitt 11).

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 26.10.2026